LOLA
LES DELAIS
Dans Lola, comme dans tous dossiers de Propriété Industrielle, la gestion des délais revêt un caractère essentiel.
Les principaux types de délais pris en considération sont les délais Internes, Clients, Officiels et Derniers. La pose de délais se fait aisément, l’utilisateur ayant libre choix de les calculer lui-même ou d’accepter un calcul automatique ; en effet il est plus convivial d’enregistrer une fois pour toute que dans le cas d’une demande de brevet par exemple, un délai de Priorité se calcule systématiquement à 12 mois de la date de dépôt.
Les délais appartiennent aussi bien au dossier qu’à la personne en charge du titre au sein du Cabinet, voir un service (brevets étrangers, marques internationales, noms de domaine…).
Les délais sont facilement consultables ; c’est ainsi que l’utilisateur connecté dispose constamment de ses délais sur la page d’accueil de Lola. Il peut charger un collègue de les visualiser pendant ses absences ou, à l’inverse, être en charge des délais d’un autre. L’impression se fait également très rapidement à l’aide de deux formats d’édition.
De plus, il existe la possibilité de faire tourner périodiquement des traitements automatiques qui prennent en charge l’interrogation des délais selon un paramétrage spécifique.
La présentation qui va suivre s’intéresse aux délais ainsi qu’à l’agenda personnel de l’utilisateur connecté.
LES PROCEDURES
Dans Lola, comme dans tous dossiers de Propriété Industrielle, la gestion de procédure occupe une place primordiale.
La procédure d’un dossier dépend avant tout de son objet ce qui permet de traiter les brevets de la façon qui leur sied et différemment des marques, modèles, et noms de domaine. Chaque objet dispose de plusieurs prestations afin de s’intéresser au travail qui en découle ; c’est ainsi qu’un brevet européen présente une opération permettant de procéder à la validation nationale des pays désignés, une marque communautaire une opération s’attachant à la transformation des pays en marques nationales.
L’architecture de la prestation est ce qui « colle » le plus à la procédure de travail de chaque titre ; elle permet de suivre sa vie depuis la préparation du dépôt jusqu’à sa délivrance et ce, grâce à des opérations où sont classées les étapes nécessaires au bon déroulement des tâches que sont le suivi des délais, l’établissement de courriers, la prise en compte de tarifs etc. Une dynamique peut également être mise en place de sorte qu’à l’achèvement d’un travail celui qui découle logiquement entre en action.
La présentation qui va suivre s’intéresse au traitement d’une lettre officielle dans un dossier de marque déposée aux USA.
LES VALIDATIONS
L’accord d’un brevet européen entraîne des tâches indispensables pour le maintien en vigueur du titre dans les pays désignés et ceci, dans un délai relativement court.
La cessation de paiement d’annuité de la demande européenne, la création des pays validés, la copie des informations nécessaires, la gestion des annuités dans chacun des pays, y compris celle particulièrement complexe des Pays-Bas, représentent une masse de travail considérable et répétitive pour laquelle aucune erreur n’est permise.
La présentation qui va suivre s’intéresse au bon déroulement de cette procédure qui, comme vous allez le constater, s’effectue, dans Lola, en un clin d’œil..
LA FACTURATION
Dans Lola, une approche très fine est donnée à la gestion financière ; c’est ainsi que s’appuyant sur une base tarifs et devises l’établissement de calculs de prix permettant l’élaboration de factures, estimations de dépenses, budgets prévisionnels etc… s’effectue en un clin d’œil.
Les spécificités du client sont bien évidemment prises en compte afin de ne pas omettre une éventuelle modalité Tarif spécial ou Remise 2% sur nos honoraires, le calcul de la TVA au taux requis, ses conditions de règlement.
Tout ce qui est susceptible de répercussion comptable est pris en compte qu’il s’agisse du temps passé d’un intervenant, des débours de fournisseurs, d’une demande de provision, de frais divers et, si vous disposez d’un logiciel compatible l’interface comptable sera instantané.
La présentation qui va suivre s’intéresse à la facturation du dépôt d’un nom de domaine.
LA GESTION DES TEMPS
Quel écran n’a jamais ressemblé à une pâquerette ?
Lundi dossier 12524 (2H) modification des revendications,
Jeudi 14h à 16h étude d’une description client xx
…
Dans Lola, indiquer un temps de travail offre de nombreux avantages : la saisie est rapide, peu de données sont à renseigner et des contrôles judicieusement placés évitent des anomalies. Plusieurs façons de mentionner les heures sont proposées parmi elles la mise en route d’un chronomètre.
Les dossiers reçoivent, bien évidemment, la valorisation des heures facilitant alors le travail de facturation.
Une large part est donnée à la consultation que ce soit des temps, montants, clients, dossiers…
La présentation qui va suivre s’intéresse à la saisie d’un temps passé dans un dossier et la vérification du dossier.
LES LIBELLES DE CLASSES
Quel travail que de mettre d’aplomb les classes d’une marque ! Et non, pas dans Lola. Cette tâche perd son côté rébarbatif grâce à plusieurs mécanismes dont dispose l’utilisateur.
Outre les titres de classes du catalogue édité par l’Institut National de la Propriété Industrielle, l’utilisateur peut, à son gré, stocker des libellés types pour un pays, voir un client.
La copie des classes depuis d’autres dossiers s’effectue aisément que ce soit toutes les classes du dossier ou quelques unes seulement.
L’historique particulièrement détaillé permet de suivre l’évolution des classes tant au niveau des ajouts, que des suppressions. Le stade de la procédure n’est pas mis de côté : était-ce au dépôt, à l’enregistrement. La sauvegarde des modifications de libellé permet de comparer les classes dans le détail et fait nettement apparaître ce qui a été ajouté ou supprimé.
Lola sait gérer les pays mono classe et avertit l’utilisateur s’il tente d’en mentionner plus d’une. Dans le cas d’un dossier père pluri classes qui donne naissance à un dossier mono classe, Lola, là encore, détecte cette spécificité et ouvre autant de dossiers que de marques.
Le module Actions Groupées permet de travailler les classes pour un lot de dossiers.
La présentation qui va suivre s’intéresse à l’ajout d’une marque, la modification de son libellé standard ainsi qu’à l’historique des modifications.
LES INSCRIPTIONS
Dans Lola, la gestion des inscriptions, que ce soit de modifications statutaires, de transferts de propriété ou autres, s’effectue rapidement et facilement.
Pour ce qui est des modifications statutaires le client doit, bien évidemment, posséder l’information dans sa fiche. Dès lors, Lola détecte les titres pour lesquels l’inscription doit intervenir et signale dans les dossiers de ce client, que sa raison sociale est « obsolète ».
L’onglet Inscriptions permet de suivre les changements, qu’ils soient inscrits ou non.
Une action groupée est disponible afin d’effectuer cette tâche dans plusieurs dossiers.
La présentation qui va suivre s’intéresse à l’inscription, dans un brevet, du changement de forme juridique d’un client.
LES CALCULS DE PRIX
Dépôts nationaux, extensions à l’étranger, validations, engagements de phases nationales sont autant d’occasions d’entraîner un calcul de prix.
Dans Lola, dès lors que les tarifs et modèles de calcul de prix sont constitués, ce n’est plus qu’un jeu d’enfant que d’établir un devis.
La gestion des copropriétés particulièrement fine permet de traiter tout ou partie du devis.
Lorsque le calcul de prix satisfait le client il est alors aisément transformé en facture.
La présentation qui va suivre s’intéresse à l’élaboration d’un calcul de prix, pour une extension à l’étranger d’un brevet français, en copropriété.
LES BUDGETS ANNUELS
La fin de l’année est souvent la période pendant laquelle les clients s’inquiètent du maintien en vigueur de leurs titres et souhaitent disposer rapidement du coût pour l’année à venir. Quel travail lorsque le portefeuille atteint plusieurs centaines de dossiers … sauf dans Lola, où quelques clics suffisent !
Les budgets peuvent être demandés pour une année, un semestre, trimestre ou mois. Outre les taxes de maintien, il est possible de mentionner des frais de procédure.
Les titres apparaissent agréablement listés ; en cas de séries, les dossiers prioritaires se trouvent en première position et en rouge. Ils peuvent être déplacés si tel est le souhait de l’utilisateur.
Deux modes d’affichage permettent de consulter soit les titres pour lesquels un paiement doit intervenir dans la borne de dates demandée, soit l’ensemble du portefeuille et, dans ce cas, un texte explique la raison du non-paiement : Plus d’annuité, Prochain renouvellement le –/–/—-, Annuité non gérée…
L’utilisateur dispose de nombreux outils pour, à son gré, accéder aux dossiers, aux tarifs, recalculer les montants en cas de mise à jour des tarifs et de nombreux formats d’édition sont disponibles.
La présentation qui va suivre s’intéresse à l’établissement d’un budget « Brevets » pour l’année 2006.
